「決不能讓最要緊的事受最不要緊的事的擺佈�！埂　　� ～ 歌德

美國知名的時間管理學者－ 史蒂芬．柯維，在他所倡導的「新一代個人管理理論」中，將個人日常處理耗費時間的事務(wù)，依「急迫性」及「重要性」分為以下四類（如圖所示）：

第一類： 既重要又緊急的事，它們通常是必須馬上開始，并由個人親自處理。這類事務(wù)要不是由突發(fā)狀況造成的；就是由個人的拖延或事前的準備不周造成的。
第二類： 重要但較不急的事，它們通常必須定下完成時限，否則早晚變成緊急的事。這類事務(wù)通常與個人的使命、目標、計畫有關(guān)。
第叁類： 較不重要但是緊急的事，它們通常佔用了我們大部份的時間與精力。因為別人急迫的呼聲，讓我們經(jīng)常對這類事務(wù)產(chǎn)生「狠重要」的錯覺，以致於我們花狠多時間在這個范圍打轉(zhuǎn)，而自以為是在處理第一類的事務(wù)，其實只不過是在滿足別人的期望與標準。如果可行，盡可能請別人幫忙處理這類事務(wù)。
第四類： 既不重要又不急的事。它們通常與你懂不懂得說「不」有關(guān)，如果你不懂得說「不」，那麼累積在這一區(qū)的事務(wù)一定狠多。而這些累積的事務(wù)隨著時間的流轉(zhuǎn)，狠快的就會由第二類變成第叁類，然后、你的時間狠快就被這一些狠急又不太重要的事務(wù)全部的佔用了。
 

　　筆者任職於美商公司，擔任專案經(jīng)理期間。因?qū)０腹ぷ鞣泵�，每天與時間賽跑，所處理的事務(wù)幾乎都是「既重要又緊急的事」。有幾次因為受迫於客戶的要求，接下了幾件急事，想拜託一位能力出眾，效率一流的工程師幫忙處理。沒想到他聽完我的要求后，回答道：「你要我做什麼事都可以，不過請你先了解我目前的工作狀況�！顾�指著墻上的工作清單與時程表，表上列著一長串正在進行的工作項目，而且都是我與他談妥安排好的。然后他說：「你這件急事，依我的評估約需二個工作天才能處理完畢，你希望我取消或暫停哪一項工作，來安排你現(xiàn)在的急事呢？」我端詳了一下墻上的工作清單與時程表，比較了一下重要性，最后還是覺得正在進行的工作比較重要。為了解決我的燃眉之急，我只好請別人幫忙了。 不過，這位工程師勇於說「不」的反應(yīng)令我印象深刻，而這也說明了他為什麼他總是工作效率一流，表現(xiàn)出眾了。一般而言、急迫的事通常與「別人」有關(guān)；重要的事則與「自己」有關(guān)。容易被第一類及第叁類事務(wù)羈絆的人，通常具有「型性格」，這類人通常傾向於使用「急迫性」的觀念來處理日常事務(wù)。他們的生活節(jié)奏完全取決於事情的緊急程度，而非重要與否，總是誤將急事當作是最重要的事。為了方便說明不同類別人的差異，我們暫且稱這類人為「型人」。這類人是時間的奴隸。他們每天都有做不完的事，時間總是被急迫的事務(wù)所佔據(jù)。在他們每日的行事歷上，一天的時間，不但排滿了工作，而且還不敷使用。而這些當天做不完的事，隨著時間流轉(zhuǎn)，全部都變成隔天的急事。他們總是在不夠用的時間與急事的債務(wù)中掙扎。在時間管理的教導上，史蒂芬．柯維使用四個象限的時間管理方塊，來說明急事與要事的關(guān)係并建議時間安排的原則。關(guān)於這一點，美國當代管理大師彼得．杜拉克所教導的原則更絕了，他說：「重要的事先做，不重要的事根本不必做」。為了方便說明不同類別人運\用生命能量的差異，以下我們暫且以「型人」和「型人」來說明其中的差異：

─【Ａ型人的一天】───────────────────────
　　 一早醒來，先生還來不及感謝上天又給了他難得的一天（又有24小時可用），就匆匆忙忙展開一天的工作。一進辦公室，便迫不及待的把昨天該完成卻沒有時間做完的工作項目，硬塞進今天的工作時程表中（這些硬塞進來的工作項目，自動升級成緊急又重要的事）。接下來，發(fā)生了幾個突發(fā)狀況，先生馬上展現(xiàn)出他的責任感與無比的危機處理能力，兩叁下收拾掉可能引發(fā)危機的突發(fā)狀況。事情過后，先生又以極高的工作效率，完成了幾件長官臨時交辦的急事及昨天未完成的工作。 然后，先生加快腳步，努力追趕今天落后的工作進度，一直到忙到他精疲力竭，他才愿意面對無法完成工作的現(xiàn)實。最后，先生只得懷著不安的心情，拖著又餓又累的身體回家去了…�！　々ぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉぉ� ─【Ｂ型人的一天】───────────────────────
　　 一夜安眠醒來，先生懷著感恩的心感謝上天賜給他美好的一天。在還沒有開始工作之前，先生檢視了一下他前一天排好的行事歷，并在腦海里大概演練了一下今天要處理的重要工作事項，并在幾個比較急迫的工作項目上，註明合適的完成時間。接下來，先生從容不迫的展開一天的工作，按部就班的逐項處理排定的工作。因為事前考慮周詳，工作進展十分順利，先生除了提早完成所有今天的重要待辦事項外，還協(xié)助長官們處理了幾件突發(fā)的狀況。 最后，先生在下班前，除了再次確認，是否還有遺漏及未完成的工作外，也把明天的重要工作，全部安排妥當后，才帶著輕鬆愉快的心情回家。…。
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親愛的朋友，在時間損益表上，你是入不敷出，透支未來的型人呢？還是信用良好，日日有餘，且又懂得投資未來的型人呢？有句話說得好：「昨天是作廢的支票，明天是約定的本票，只有今天才是手上的現(xiàn)金」。 在時間這件事上，老天是公平的，因為他給世界上每一個人都有相同的時間（一天有24小時）。你發(fā)現(xiàn)了嗎？他每天都在我們的時間帳戶里自動存入一筆足夠我們一天所需的現(xiàn)金（24小時）。如果你愿意，你可以從今天開始，選擇不再浪費時間，不再虛度光陰，停止亂開時間本票及不再跳票。然后、你的人生就會由黑白的變成彩色的。

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