每一次團隊活動，都須明確誰要做什么，并形成一個有組織的制度。比如，一個團隊需要有人制定議程、掌握時間、作會議記錄、準備食物等。很多團隊采取輪流制，讓團隊成員輪流承擔這些職責，有的則安排某個人全年負責某項工作。如果有學校管理者領(lǐng)導這個團隊，那么，他可以承擔多個職責。
2.為每次活動制定日程
每次團隊活動都需要有一個明確的目的（purpose）。目標可以由管理者來制定，也可以在上一次活動時確定，或由團隊成員根據(jù)本周的教學難點來確定。重要的一點是，活動目的要跟每一個團隊成員都相關(guān)。一旦目的明確了，就好確定時間的分配，以及為實現(xiàn)此目的的現(xiàn)實目標（goals）。目標設(shè)定不能太多，否則容易流于表面，或造成完不成任務而帶來挫折感。制定議程的時候，還需要為每一個環(huán)節(jié)設(shè)定好時間，被指定的計時員要負責團隊的活動都按照原定的議程來進行。
3.確保所有的參與者都為活動作好了準備
一旦議程制定出來后，需要通過電子郵件告訴每一位教師，他需要作怎樣的準備。教師的準備可能包括帶來相關(guān)的案例、課程材料或者教學計劃。也可能要求大家事先閱讀一篇某位教師希望跟大家分享的文章，或初步瀏覽某個網(wǎng)站。如果活動要討論大家上過的某個單元或某堂課，那就告訴教師作好自己上課時的筆記，以確保每一位教師在坐下來參加活動之前就有機會反思。
4.在活動過程中作好記錄
需要指定一位團隊成員負責作好活動記錄。雖然不要求事無巨細（除非你的學校/學區(qū)這樣要求），但記錄下活動取得的成績是很有幫助的。記錄者需要記下活動所涉及的主題，以及隨后需要完成的任務。此外，記錄下所有的備課想法、建議的材料和有用資源，也是有好處的。活動結(jié)束后，所有團隊成員都應該獲得一份記錄的復印件。
5.活動的結(jié)束，以及任務的分配
計時員應該每隔5分鐘提醒大家一次，確�；顒硬怀瑫r，有足夠的時間來總結(jié)并制定出行動計劃。為了維持一個健康的團隊關(guān)系，任務的分配應該在活動結(jié)束之前完成。記錄員應該記錄下任務分配，并在活動后通過電子郵件發(fā)給大家。活動結(jié)束后，教師回到忙亂的教室里，是很容易遺忘活動布置的任務的。任務分擔能夠進一步提升合作帶來的好處。工作量得以分擔，為下一次活動所作的計劃與準備也就變得更加有效。
6.選擇好開始與結(jié)束的時間
當學生還在被護送離校時，團隊活動是無法開始的。教師需要足夠的間隙時間。一般情況下，要讓大家安心地坐下來開展活動，5到10分鐘的準備時間是需要的。同時，活動結(jié)束的時間也要安排好，給教師預留好足夠的接自己孩子的時間。
7.滿足口味
沒有可嚼的零食，就不成其為活動。糖果一直是不錯的選擇，但更健康的食品會讓團隊成員更有干勁地完成活動任務。
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